Mitarbeiter und Bewerber
Für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung umfasst der Begriff „Mitarbeiter“ alle Personen, die auf unbefristeter oder befristeter Basis beschäftigt sind, einschließlich Zeitarbeitskräfte und Vertragsarbeiter, unabhängige Auftragnehmer, Berater, Fachberater, Ausbilder, Praktikanten und entsandte Mitarbeiter.
Welche Arten von personenbezogenen Daten verwenden wir?
Wenn Sie sich bei unserem Unternehmen um eine Stelle bewerben oder Mitarbeiter unseres Unternehmens sind, können wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie im Zusammenhang mit Ihrer (möglichen) Beschäftigung bei uns erheben, speichern und verwenden:
Wenn Sie sich bei unserem Unternehmen um eine Stelle bewerben oder Mitarbeiter unseres Unternehmens sind, können wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie im Zusammenhang mit Ihrer (möglichen) Beschäftigung bei uns erheben, speichern und verwenden:
- persönliche Kontaktdaten wie Name, Titel, Adressen, Telefonnummern und persönliche E-Mail-Adressen;
- Geburtsdatum und -ort;
- Geschlecht;
- Informationen über Ihren Familienstand, Namen, Geschlecht und Geburtsdatum Ihres Ehepartners und Ihrer Angehörigen (die „Familie”);
- Krankenversicherungsdaten über Sie und Ihre Familie;
- Angaben zu nächsten Angehörigen und Notfallkontakten;
- nationale Steuer- und Versicherungsnummer;
- Bankverbindung, Gehaltsabrechnungen und Angaben zum Steuerstatus;
- Angaben zu Gehalt, Jahresurlaub, Rente und Sozialleistungen;
- Beginn und Ort der Beschäftigung/des Arbeitsplatzes;
- Kopie der für Ihre Arbeit erforderlichen Lizenzen, z. B. Führerschein;
- Kopie des Reisepasses oder eines anderen Ausweises;
- Informationen zur Einstellung (einschließlich Kopien der Arbeitserlaubnis und Visumunterlagen, Referenzen und anderer Informationen, die in einem Lebenslauf oder Anschreiben oder als Teil des Bewerbungsverfahrens enthalten sind);
- Beschäftigungsunterlagen (einschließlich Berufsbezeichnungen, beruflicher Werdegang, Arbeitszeiten, Qualifikationen, Ausbildungsunterlagen und Mitgliedschaften in Berufsverbänden);
- Angaben zu Ihrem aktuellen und früheren Gehalt und Ihren Zusatzleistungen;
- Leistungsdaten (z. B. Bewertung durch den Vorgesetzten sowie Selbsteinschätzung im Rahmen des Leistungsmanagementprozesses und/oder der Leistungsbeurteilung, Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung);
- Informationen zu Disziplinarmaßnahmen und Beschwerden;
- Videoüberwachungsaufnahmen und andere elektronisch erfasste Informationen;
- Daten aus der Arbeitsleistung, einschließlich Arbeitszeit, IT-Anwendung und Datennutzung (z. B. System- und Gerätepasswörter), System- und Gerätekontrollen sowie elektronische Inhalte, die Sie unter Verwendung unserer Systeme und Geräte erstellt haben (E-Mails, Dokumente usw.), Informationen zu Geschäftsreisen, Kundenbeziehungsmanagement und Vertriebsinformationen (z. B. Kundenkontakte, Besuchsberichte);
- Fotos;
- Mitarbeiternummer;
- Abwesenheitsaufzeichnungen;
- Gesundheits- und Sicherheitsaufzeichnungen; und
- andere Dokumente, die im Laufe des Arbeitsverhältnisses entstehen, einschließlich Unfallaufzeichnungen und unterzeichneter Unternehmensregeln und -verfahren.
Wir können auch die folgenden „besonderen Kategorien“ sensiblerer personenbezogener Daten erheben, speichern und verwenden:
- Informationen über Ihre Gesundheit, einschließlich aller medizinischen Zustände, Gesundheits- und Krankheitsaufzeichnungen;
- biometrische Daten;
- Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten.
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:
- Personalplanung und Personalverwaltung, wie z. B. Einstellung, Versetzung und Beförderung, Abrechnung und Auszahlung Ihrer Vergütung und Entschädigung, Organisation Ihrer Geschäftsreisen und Erstattung Ihrer Reisekosten sowie anderer unternehmensbezogener Ausgaben, Verwaltung Ihrer Krankmeldungen und Urlaubstage, Verwaltung von Arbeitnehmerbeiträgen und Sozialversicherungsbeiträgen, Umsetzung von Arbeitsverträgen (z. B. Zeiterfassung, Messung, Bewertung und Vergütung der Arbeitsleistung), betriebliche Gesundheitsvorsorge und Präventionsmanagement, Organisation und Durchführung von Mitarbeiterveranstaltungen;
- Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, z. B. Kontaktaufnahme mit Ihrer Familie in Notfällen, Überprüfung von Arbeitsplätzen oder Arbeitsstätten auf Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, um Gesundheitsanforderungen zu erfüllen.
- Allgemeine Unternehmensführung, z. B. Qualitäts- und Regulierungsmanagement, Finanzmanagement einschließlich der Einhaltung von Kapitalmarktanforderungen, Risiko- und Forderungsmanagement, Firmenwagenmanagement, Durchführung interner Audits und Untersuchungen sowie Pressearbeit;
- Bereitstellung von Kreditkarten zur Abwicklung unternehmensbezogener Zahlungen;
- Verwaltung der Ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel, z. B. Telefon, Computer, Mobiltelefone, andere IT-Geräte; Pflege interner Kontaktverzeichnisse; Verwaltung von Zugriffsberechtigungen auf Systeme und Anwendungen sowie Authentifizierung, z. B. beim Betreten eines Gebäudes oder Parkhauses mit einer Zugangskarte; Verwaltung von Benutzerkonten und Vergabe von Berechtigungen;
- Durchführung von Mitarbeiterbefragungen;
- Videoüberwachung zum Zwecke der Zugangskontrolle zu Bürogebäuden;
- IT-Sicherheit (einschließlich Protokollierung der IT-Nutzung und Abwehr von Cyberangriffen).
Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wenn Sie sich bei uns bewerben:
Wenn Sie sich bei uns um eine Stelle als Mitarbeiter bewerben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur für die Stelle berücksichtigen, auf die Sie sich beworben haben. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können wir auch zusätzliche Informationen über Sie aus öffentlich zugänglichen Quellen, von früheren Arbeitgebern und Ausbildern einholen.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist der Abschluss eines Arbeitsvertrags mit Ihnen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b EU-DSGVO). Wenn das Bewerbungsverfahren nicht dazu führt, dass Sie Mitarbeiter unseres Unternehmens werden, löschen wir alle Ihre personenbezogenen Daten sechs Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens.
Sollten Sie uns jedoch eine Initiativbewerbung zukommen lassen, die sich nicht auf eine bestimmte Stelle bezieht, oder sollten Sie für die Stelle Ihrer Wahl nicht ausgewählt werden, aber weiterhin an anderen Stellen in unserem Unternehmen interessiert sein, können wir Ihre Bewerbung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a EU-DSGVO) für alle relevanten Stellen in unserem Unternehmen (innerhalb der in Ihrer Bewerbung angegebenen geografischen oder sonstigen Einschränkungen) verwenden. In diesem Fall können wir Ihre Bewerbung und Ihre personenbezogenen Daten ausgewählten verantwortlichen Mitarbeitern innerhalb unseres Unternehmens, die über Bewerbungen entscheiden, zur Verfügung stellen, damit diese sich über Ihr persönliches Profil und Ihre Qualifikationen informieren können. In diesem Fall löschen wir Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Eingang Ihrer Bewerbung, jedoch nicht bevor alle Bewerbungsverfahren, für die Ihre Bewerbung und Ihre personenbezogenen Daten verwendet wurden, abgeschlossen sind und eine zusätzliche Frist von sechs Monaten abgelaufen ist.
Wenn Sie unser Mitarbeiter sind:
Wir verarbeiten die Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten entweder auf der Grundlage
- unseres überwiegenden berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f EU-DSGVO, das darin besteht, unsere Personalressourcen sowie unsere interne und externe Kommunikation effizient zu verwalten, oder
- die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags oder die Notwendigkeit, auf Ihren Wunsch hin vor Abschluss eines solchen Vertrags Maßnahmen zu ergreifen, soweit dies erforderlich ist (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b EU-DSGVO), oder
- die Notwendigkeit, den für uns geltenden gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c EU-DSGVO).
Soweit es sich um sensible personenbezogene Daten handelt, erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung sozial- oder arbeitsrechtlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b EU-DSGVO).
In bestimmten Sonderfällen, in denen keine der oben genannten Grundlagen zutrifft, bitten wir Sie möglicherweise um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 7 EU-DSGVO.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses und darüber hinaus, um gesetzlichen und rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, in der Regel mindestens 10 Jahre nach Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses mit unserem Unternehmen.
Wie geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?
Wenn Sie sich bei uns bewerben, geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an andere verbundene Unternehmen weiter, es sei denn, Sie haben sich unaufgefordert beworben oder wir haben Ihre Einwilligung zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an andere verbundene Unternehmen erhalten. In diesem Fall können wir Ihre personenbezogenen Daten wie oben in Abschnitt 4 näher erläutert weitergeben.
Wenn Sie Mitarbeiter unseres Unternehmens sind, können wir Ihre personenbezogenen Daten intern weitergeben, einschließlich an Mitglieder des Rechtsteams, des HR-Teams, der Lohnbuchhaltung, Ihren Vorgesetzten, Manager in dem Geschäftsbereich, in dem Sie tätig sind, Direktoren und IT-Mitarbeiter, wenn der Zugriff auf die personenbezogenen Daten für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten auch für bestimmte Zwecke an Dritte weiter, darunter:
- Anbieter öffentlicher Leistungen, wie Krankenkassen und Sozialversicherungsträger;
- Wenn dies zur Aufklärung oder Verfolgung illegaler oder missbräuchlicher Vorfälle erforderlich ist, an unsere Rechtsberater, die Strafverfolgungsbehörden und gegebenenfalls an geschädigte Dritte. Dies geschieht jedoch nur, wenn konkrete Anhaltspunkte für illegales oder missbräuchliches Verhalten vorliegen;
- Behörden, denen gegenüber wir zur Auskunft verpflichtet sind, wie Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die mit Geldbußen belegte Ordnungswidrigkeiten verfolgen, und Steuerbehörden;
- Vertraglich verbundene Drittunternehmen und externe Dienstleister zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke, wie Logistikunternehmen, IT-Dienstleister, Unternehmensberater, Versicherer, Personaldienstleister, Ausbildungsinstitute, Reisebüros, Kreditkartenunternehmen und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden personenbezogene Daten an diese Unternehmen oder Personen weitergegeben, damit diese die Verarbeitung fortsetzen können. Diese externen Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für die von uns angegebenen Zwecke und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verwendet werden.
Im Zuge der Weiterentwicklung unseres Geschäfts können wir die Struktur unseres Unternehmens ändern, indem wir seine Rechtsform ändern, Tochtergesellschaften, Geschäftsbereiche oder Komponenten gründen, kaufen oder verkaufen. Bei solchen Transaktionen werden die relevanten Mitarbeiterdaten an den Teil des Unternehmens weitergegeben, der übertragen wird. Bei jeder Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte im oben beschriebenen Umfang stellen wir sicher, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen Datenschutzgesetzen erfolgt.
Die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, können in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) übertragen werden. Beispielsweise können einige unserer Drittanbieter ihren Sitz außerhalb des EWR haben. Außerdem können wir Ihre personenbezogenen Daten an andere verbundene Unternehmen unseres Unternehmens weitergeben.
Wenn Ihre personenbezogenen Daten extern weitergegeben werden, ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die richtigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, damit Ihre Datenschutzrechte gemäß dieser Richtlinie und den Anforderungen der EU-DSGVO weiterhin geschützt sind.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an einen Datenverarbeiter weitergeben, schaffen wir einen geeigneten rechtlichen Rahmen, um sicherzustellen, dass diese Übermittlung und Verarbeitung sicher sind (Artikel 26, 28 und 29 EU-DSGVO). Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an ein Unternehmen außerhalb des EWR weitergeben, das kein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Artikel 45 EU-DSGVO bietet, werden wir geeignete rechtliche Rahmenbedingungen schaffen, insbesondere die durch den Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln, um sicherzustellen, dass solche Übermittlungen ausreichend geschützt sind (Artikel 44 und Artikel 46 Absatz 2 Buchstabe c EU-DSGVO).
